Overhead en bedrijfsvoering, de spieren van de organisatie. Management, secretariaten, HRM, Finance, ICT, Communicatie en Facilitaire Zaken. Wat hoort nu precies tot de overhead en wat niet? Hoe organiseer je het? Zelf doen of uitbesteden? Wat zijn de laatste ontwikkelingen? Kan ik besparen, of heb ik juist meer nodig? In de praktijk spelen emoties en geloof vaak een belangrijke rol. Hoe kom je dan toch tot een goede afweging tussen de omvang en waarde?
Overhead en bedrijfsvoering. In een netwerk van overheden, wetenschappers en consultants richt ik me op het verbeteren van de bedrijfsvoering van publieke organisaties en bedrijven in de zakelijke dienstverlening.
Wat kan ik voor u doen? Zorgen dat discussie niet over beelden gaat, maar over feiten. Inzichten aandragen om de organisatie te optimaliseren. Samen tot een gedragen oplossing komen, op basis van feiten. Maar ook creatief en gericht op de toekomst. Vaak vereist dat de volgende stappen:
Stap 1. Definitie van overhead, meting en benchmarking
Het nauwgezet definiëren en meten van het begrip overhead. Welke functies horen tot de overhead en welke niet? Tot welke omvang leidt dit? Wat vinden we van deze omvang? Hoe verhoudt zich dit tot andere organisaties en andere sectoren? Een overheadbenchmark kan dan nuttig zijn.
Overhead is een diffuus begrip. Zonder een goede definitie, leidt dit tot veel spraakverwarring. Onze definitie, ontwikkeld in 2001, wordt inmiddels breed in Nederland toegepast en ook in internationale publicaties. Zie voor de definitie van overhead:
Deze definitie is onder meer opgenomen in de nieuwe BBV-voorschriften voor gemeenten:
Volgende stap is het beoordelen van de organisatie van de overhead en bedrijfsvoering. Het gaat dan om de relatie tussen de overheadafdelingen, de keuze tussen centraal en decentraal en de wijze van aansturing. Kiest u voor interne doorbelasting, of niet. Verricht uw organisatie de taken zelf, of besteedt u het uit?
Stap 2. Verdiepend onderzoek, verbetersessies en advies
Daartoe zijn er de volgende mogelijkheden:
Overhead Value Analyse
Het in kaart brengen van kosten en waarde van de overheadtaken, gericht op het aanbrengen van een goede balans daartussen. Dat gebeurt op basis van interviews van aanbieders en interne afnemers (lijnmanagers). Dat vereist een gedegen voorbereiding, op basis van stap 1. Per overheadproduct resulteert dit in een aanbeveling: handhaven, verminderen/uitbesteden, kwaliteit verbeteren, anders organiseren. Bijvoorbeeld kan dat betekenen dat taken worden overgeheveld naar de lijn, waar ze dankzij goede ict-ondersteuning weinig tijd meer hoeven te kosten. Overhead Value Analyse is nuttig wanneer u moet bezuinigen. Maar ook als u een verbeterdoel heeft. De methode biedt snel inzicht en kost relatief weinig tijd.
Meting van werkdruk en werklast
Hoe druk hebben de medewerkers het eigenlijk? En hoe kunnen we deze drukte verminderen? In tegenstelling tot wat veel mensen denken is het uitbreiden van de formatie vaak niet de juiste oplossing voor dit vraagstuk. Zie voor meer informatie:
Doorlichten van werkprocessen
Het stap voor stap analyseren van die werkprocessen waar op basis van eerder onderzoek winst te verwachten is. Beoordelen of de overheadfuncties voldoen aan de huidige ‘state of the art’, op basis van interviews en documentstudie. Deze methode kost meer tijd. Daarom is het belangrijk vooraf enkele processen te selecteren. Uiteraard is ook digitalisering van processen een optie.
Het verzorgen van staf-lijnbijeenkomsten
Doel hiervan is om staf en lijn gezamenlijk tot verbeteringen te laten komen in de bedrijfsvoering. Vaak is er een kloof tussen staf en lijn en is er aan beide kanten onvrede. De bijeenkomsten helpen om deze kloof te overbruggen en gezamenlijk oplossingen te vinden.
3. Masterclass
Het verzorgen van een masterclass ‘managen van overhead en bedrijfsvoering’, op basis van mijn proefschrift daarover. Daarin is aandacht voor het op rationele wijze managen van de overhead, maar is het nadrukkelijk ook de bedoeling om tot nieuwe creatieve zienswijzen te komen. Centrale thema’s:
– wat is overhead?
– hoe bepaal je de juiste omvang?
– wat is de waarde?
– welke rationele en irrationele factoren bepalen de omvang?
– centraal of decentraal? zelf doen of uitbesteden?
– intern doorbelasten of juist niet?
– welke economische theorieën spelen een rol?
– wat is het geheim van de ‘overheadloze’ organisaties?
Als vervolg daarop kunnen de deelnemers zelf aan de slag gaan om met de aangereikte methoden de eigen organisatie te verbeteren.
Neem voor meer informatie contact op:
Links:
http://www.managementboek.nl/auteur/12824?affiliate=4780
https://huijbenoverheadmanagement.nl/publicaties-bedrijfsvoering-overhead/